こんにちは、マナー講師のやまだ理沙です。

ビジネスで使用するメールとプライベートで使うメール。

文面や言い回しなど、きちんと区別をしていますか。

SNSが普及している中、公私混同していないでしょうか。

正しいビジネスメールの書き方を教わる機会は意外と少ないもの。

今回は、基本的なビジネスメールの書き方やマナーについてご紹介します。

ビジネスメールの本文と言えば、一般的によく使われる基本構成は次の通りです。

これらのことが順番にきちんと書かれていたら、社会人としてマナーがあり、読みやすくて良いビジネスメールです。
相手が読みやすく、分かりやすい文章を書くように心がけましょう。

今はパソコンだけではなく、スマホや携帯からも、いつでもメールのチェックをすることができます。

移動中でも容易にやりとりができる環境です。

早く返信が欲しい人もいますので、可能な限り24時間以内に返事を返すのが良いでしょう。

もし返信が遅くなってしまった場合は「返信が遅くなり、申し訳ございません」と一言添えて返信するようにしましょう。

催促するメールを送る場合は、きつい言い方や失礼に当たらないように気をつけます。
相手に必要なことを伝えつつ、わかりやすい文面を心がけましょう。

催促メールでは、自分のことばかり主張するのは避けるべきです。

相手の状況が分からないのですから、言葉を選んで丁寧に書きましょう。

メールを書き終わったら、もう一度読み返して誤字、脱字がないかチェックします。

表現が丁寧でも、文章がまとまっていなくて内容が分かりにくいメールになっていないか？

いくつも用件がある場合は箇条書きにすると読みやすくなります。

また添付ファイルを送る場合、添付前に容量もチェックしましょう。

容量の小さいメールサーバーで仕事をしている人もいますので、大きすぎるファイルではないか確認します。

メールは顔が見えない分、お互い心地の良いやりとりができるようにしたいですよね。

こういったマナー、気遣いも大切です。

参考にしてみてください。