こんにちは、人材育成コンサルタントの小原悦子です。

今の時代、就職活動にメールは不可欠です。

エントリーから面接の予約、採用担当者とのやり取りまで、メールで行うことが当たり前になってきました。

企業の方々へ向けた、きちんとしたメールのやり取りは大丈夫でしょうか。

ビジネスワーカーは毎日、何十通とメールを受取ります。

採用担当者は、何百通かもしれません。

そんな中でも、ビジネスマナーをきちんとわきまえたメールが届くと、印象に残ります。

採用試験は筆記試験や面接試験だけでなく、企業側とのコミュニケーションでも見られていると自覚しましょう。

メールは手元のパソコンや携帯から手軽に送信することができますが、それだけに、間違いも起り

やすいものです。

また、送信ボタンを押した直後に間違いに気がついたとしても、送信を取り消すことはできません。

宛先のアドレスを間違える、添付資料を添付し忘れるなど、様々なミスを起こしてしまう恐れがあります。

メール作成が終って送信ボタンを押す前に、落ち着いて「宛先や内容に間違いがないか」、「添付資料の漏れはないか」、必ず確認しましょう。

また、メールはすぐに相手に届きますが、必ずしもすぐに相手がメールを読んでくれるとは限りません。

ですから、返信もすぐに来るとは言えないのです。

返信して欲しい期日が決まっている場合は、明記しておくことを忘れずに。

すぐに相手の返事が聞きたい場合やこちらの返事や状況を伝えたい場合は、メールではなく、電話を使った方がいいでしょう。

電話をしても相手が必ず在席しているとは限りませんし、在席していても電話に出られる状態かどうかも分かりません。

それでも、急ぐ用件の場合は、いつ読んでもらえるか分からないメールより、電話で連絡を取った方が賢明です。

また、内定をもらったり、内定辞退を申し出るような場合は、手軽で便利なビジネスライクなツールとしてのメールは不適切です。

深い感謝の気持ちや謝罪の気持ちを丁寧にきちんと伝えるために、手書きの手紙を出すようにしましょう。

企業側と連絡を取り合うメールアドレスは、信用度が高く、受信後、すぐに読めるアドレスを使います。
できれば、hotmailやGメール、Yahooメールなどのフリーメールは避けた方が望ましいでしょう。

通常、エントリーの際に、携帯のメールアドレスとパソコンのメールアドレスの両方を明記しておきます。

もし、記入欄が一つしか用意されていなかった場合には、パソコンのメールアドレスを記入します。
その上で、パソコンから携帯にメール転送の設定しておけば、見逃しのリスクを減らすことができます。

次回は、実例を交えたメールマナーをお伝えします。